Contoh Undangan Rapat Resmi untuk Organisasi / Intansi / Dinas

Contoh Undangan Rapat Resmi untuk Organisasi / Intansi / Dinas - Contoh Surat Undangan memang selalu dibutuhkan untuk mengundang para anggota organisasi, orangtua murid, pengurus organisasi/instansi. Fungsi dari surat undangan rapat adalah mengundang individu maupun kelompok untuk menghadiri rapat, musyawarah dan diskusi berbagai keperluan. Misalnya, untuk membahas acara persmian, penentuan jadwal kegiatan selama satu semester.


Surat Undangan Rapat yang Resmi dalam sebuah instansi, perusahaan atau organisasi maka terdapat kop surat dan stempel. Bagian-bagian dari surat undangan rapat sebagai berikut:

  1. Kop Surat
  2. Tempat/Tanggal Pembuatan Surat
  3. Nomor Surat
  4. Perihal Surat
  5. Kepada Yth…
  6. Pembuka
  7. Isi 
  8. Penutup
  9. Nama Pengirim yang Jelas, Jabatan, Tanda Tangan
  10. Beberapa Tembusan (jika ada)
Setelah mencermati bagian-bagian pembuatan surat undangan rapat baik instansi, perusahaan, atau organisasi ada beberapa penjelasan supaya Anda semakin paham membuat surat undangan rapat. 
  1. Kop Surat: Bagian surat paling atas adalah kop surat atau kepala surat. Kop surat ini terdiri dari logo, nama instansi/organisasi, alamat dan biasanya tercantum nomor telepon yang bisa dihubungi. 
  2. Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan atas. Misalnya: Yogyakarta, 5 April 2018
  3. Nomor Surat: Nomor ini sebagai arsip untuk sebuah instansi, perusahaan, maupun organsasi. Karenanya, harus diurutkan sesuai dengan urutan keberapa surat dikeluarkan. Urutan yang benar adalah nomor urut surat, kode klasifikasi, bulan, dan tahun surat dikeluarkan. Misalnya di SMA Negeri 6 memiliki kode undangan rapat para guru dengan kode 004, maka dituliskan: 01/-004-SMN.6/04/2018. 
  4. Perihal surat: karena berkaitan dengan rapat maka pada bagian ini dituliskan undangan rapat. 
  5. Kepada Yth: Pada bagian ini dituliskan kepada siapa surat ditujukan dan tambahkan alamat penerima surat undangan rapat ini. Paling mudah adalah isi dengan “Di Tempat”. 
  6. Poin berikutnya Pembuka: bisa dituliskan salam untuk penerima surat undangan rapat.
  7. Isi surat: Bagian ini tertera hal apa yang ingin disampaikan, apa yang ingin dibahas, termasuk kapan akan terlaksana pertemuan, yakni hari/tanggal pelaksanaan, waktu, tempat, dan acara. 
  8. Penutup: setelah menyampaikan surat informasi undangan rapat maka ditutup dengan ucapan terima kasih. 
  9. Setelah penutup bagian akhir surat diberi keterangan pengirim. Tulis hormat kami, tanda tangan, nama terang + jabatan. Bisa jadi surat undangan rapat ditandatangani dua orang, yakni sekeretaris dan ketua. Dalam perusahaan bisa dituliskan atasannya saja. 
  10. Tembusan: jika diperlukan surat juga disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkan supaya tahu kegiatan rapat. 

Contoh Surat Undangan Rapat Instansi/Organisasi Yang Resmi

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN MAGELANG, JAWA TENGAH 
Alamat: Jl Sawitan No 12, Mungkid, Magelang, Kode Pos 55636
__________________________________________________________________
Magelang, 5 April 2018
Nomor  : 01/003-Dispar/04/2018
Perihal  : Undangan Rapat

Kepada Yth: Bpk. Rohadi
Di Tempat

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan acara peresmian gedung baru Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Magelang maka akan diadakan rapat bersama pada:

Hari/tanggal   : Senin, 8 April 2018
Tempat            : aula gedung Srikandi
Waktu              : 09.30 Wib
Agenda            : rapat membahas susunan acara, panitia, dan anggaran

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada waktu yang telah ditetapkan. Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

            Hormat kami, 

            -ttd-                                                                                    -ttd-
       Rozak Abdul                                                                         Utami Halizah   
         
(Kepala Dispar Kab Magelang)                                                   (Sekretaris)

Tembusan:
-Bendahara Dispar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel